POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH LegalnaTarcza.pl

§1. Cel i zakres dokumentu

1. Niniejsza Polityka Ochrony Danych Osobowych (dalej: „Polityka”) określa zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora w celu zapewnienia zgodności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami krajowymi dotyczącymi przetwarzania danych osobowych.
2. Polityka ma charakter dokumentu organizacyjnego i realizuje zasadę rozliczalności, o której mowa w art. 5 ust. 2 RODO.
3. Postanowienia Polityki mają zastosowanie do wszystkich osób działających z upoważnienia Administratora.

§2. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest:
   legalnatarcza.pl, 
   NIP PL6482655635.
2. Administrator samodzielnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych.
3. Administrator ponosi odpowiedzialność za zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami RODO, w tym za wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych, zgodnie z art. 24 i 32 RODO.

§3. Zakres przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w związku z następującymi procesami:

1. Rekrutacja kandydatów do pracy,
2. Wypełnienie obowiązków związanych z zatrudnieniem pracowników
3. Wypełnianie obowiązków księgowych związanych z zatrudnieniem pracowników
4. Zawieranie i realizacja umów z klientami
5. Zawieranie i realizacja umów z podwykonawcami
6. Marketing

Szczegółowy opis procesów znajduje się w Rejestrze Czynności Przetwarzania. 
Szczegółowy opis retencji danych osobowych znajduje się w Polityce Retencji Danych Osobowych.

§4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub czynności przed jej zawarciem,
2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki wynikające z przepisów prawa,
3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora,
4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, gdy jest wymagana

Szczegółowe informacje o podstawach prawnych konkretnych czynności przetwarzania wykazuje Rejestr Czynności Przetwarzania.

§5. Zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z zasadami:

1. legalności, rzetelności i przejrzystości,
2. minimalizacji danych,
3. ograniczenia celu,
4. prawidłowości,
5. ograniczenia przechowywania,
6. integralności i poufności.

§6. Obowiązek informacyjny

1. Administrator realizuje obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 lub 14 RODO – w zależności od źródła pozyskania danych.
2. Treści klauzul informacyjnych stanowią odrębne dokumenty.

§7. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Administrator zapewnia realizację praw osób, których dane dotyczą, w szczególności:
   • prawo dostępu do danych,
   • prawo ich sprostowania,
   • prawo usunięcia,
   • prawo ograniczenia przetwarzania,
   • prawo wniesienia sprzeciwu.
2. Szczegółowy tryb realizacji praw określa Procedura realizacji praw osób, których dane dotyczą. Administrator weryfikuje tożsamość wnioskodawcy przed udzieleniem jakichkolwiek informacji zgodnie z powyższym dokumentem.
3. Administrator prowadzi dodatkowo Rejestr wniosków podmiotów danych przedstawiający wszelkiego rodzaju wnioski, zapytania, żądania odnośnie ich danych osobowych.

§8. Upoważnienia i poufność

1. Dostęp do danych osobowych mają wyłącznie członkowie legalnatarcza.pl oraz osoby posiadające imienne upoważnienie.
2. Osoby upoważnione zobowiązane są do zachowania poufności danych.
3. Administrator prowadzi Rejestr upoważnień.
4. LegalnaTarcza.pl na podstawie Umowy powierzenia udostępnia dane osobowe podmiotom zewnętrznym w celu realizacji procesów § 3 przeprowadzając uprzednią Analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych i upewniając się, że nie narusza to praw podmiotów danych.

§9. Bezpieczeństwo danych i analiza ryzyka

1. Administrator wdrożył środki techniczne i organizacyjne adekwatne do poziomu ryzyka. Szczegółowy opis środków technicznych i organizacyjnych znajduje się w dokumencie Analiza ryzyka przetwarzania danych osobowych, stanowiącym integralny element systemu ochrony danych.

§10. Naruszenia ochrony danych osobowych

1. Administrator posiada Procedurę identyfikacji i obsługi naruszeń ochrony danych osobowych.
2. Naruszenia są dokumentowane w Rejestrze naruszeń.
3. Administrator dokonuje oceny obowiązku zgłoszenia naruszenia do organu nadzorczego.

§11. Inspektor Ochrony Danych

1. Administrator przeanalizował Przesłanki powołania Inspektora Ochrony Danych.
2. Na podstawie przeprowadzonej analizy stwierdzono brak obowiązku jego powołania.

§12. Szkolenia i świadomość

1. Administrator zapewnia Szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych.
2. Odbycie szkolenia jest dokumentowane zaświadczeniem firmy zewnętrznej.

§13. Postanowienia końcowe

1. Polityka podlega okresowej weryfikacji.
2. Polityka wchodzi w życie z dniem 01.08.2023 r.
3. Polityka stanowi element dokumentacji ochrony danych osobowych Administratora.